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  • Valentina Tassinari

Come organizzare un convegno

La pianificazione di un evento è un processo complesso e capire da dove partire per organizzare un convegno può essere molto stressante, fino a spaventare chi non è abituato a gestire incontri di grandi dimensioni, in particolare se sono previsti relatori e partecipanti di rilievo.

Con la giusta preparazione e attenzione ai dettagli si possono però minimizzare gli inconvenienti e assicurare il successo dell’evento.

I tipi di eventi sono pressoché infiniti. Un evento può essere di portata nazionale o internazionale, può trattarsi di un seminario formativo, un congresso medico, una conferenza divulgativa, una raccolta fondi, una conferenza stampa, ecc.


Ma cosa non deve mancare?

  1. Stabilisci l’obiettivo

  2. Definisci il target

  3. Crea un team dedicato

  4. Scegli data e location

  5. Elabora il programma

  6. Pianifica i servizi

  7. Considera gli aspetti tecnici

  8. Invia gli inviti

  9. Promuovi l’evento

  10. Altri aspetti pratici

1. Stabilisci l’obiettivo dell’evento

La pianificazione di un convegno inizia molto tempo prima dell’evento stesso e parte stabilendo gli obiettivi che ci si prefigge.

Chiediti:

  • Quale scopo ha l’evento?

  • Quale budget hai o vuoi mettere a disposizione?

  • Quanto tempo hai per organizzarlo?

2. Definisci il target

Le caratteristiche del congresso variano in base al target di partecipanti a cui ti rivolgi.

Chiediti:

  • I partecipanti sono specialisti del settore?

  • Cosa si aspetta il pubblico e perché partecipa?

In base a questi elementi e all’argomento del congresso potrai stabilire l’eventuale quota di partecipazione.


3. Predisponi un team dedicato

Disporre di uno staff specificamente dedicato al tuo evento ti garantirà la massima dedizione e concentrazione a ogni dettaglio.

Puoi rivolgerti ad agenzie esterne, che si occuperanno anche degli aspetti di comunicazione e promozione.


4. Scegli una data e la location

Assicurati di verificare che nel periodo che hai scelto non siano in programma altri eventi simili, in modo da non proporre un congresso ripetitivo.

Ricorda che la data dovrà essere confrontata con la disponibilità degli oratori che inviterai a parlare.

Scegli una sede adeguata alle esigenze dei partecipanti: se il congresso ospita relatori internazionali, sarà più semplice organizzare la logistica se la sede si trova vicino a un aeroporto.

Non escludere a priori location storiche o tradizionali: gli stranieri apprezzano le bellezze della cultura italiana, sempre che siano facilmente accessibili.

Anche la scelta della sala è importante: considera la capienza necessaria per il pubblico e le attrezzature tecniche richieste dai relatori per le presentazioni (videoproiettori, microfono, interpreti, ecc.)


5. Elabora il programma

Trova relatori interessanti, che abbiano una posizione di spicco nel settore di cui tratta la conferenza. Con questa risorsa, potrai organizzare la scaletta degli interventi in modo da mantenere attento il pubblico fino alla fine (ad esempio posizionando l’intervento dell’ospite più famoso alla fine della sessione).

Organizza le relazioni con logica: in base al settore di specializzazione o alla tipologia di intervento (dinamico, informativo, con slide, con video, ecc.)


6. Pianifica i servizi

È fondamentale disporre di una segreteria amministrativa, che si occupi della gestione dell’evento prima e durante lo svolgimento: accogliere gli ospiti, prenotare l’alloggio; predisporre dei regali da distribuire all’arrivo o a fine evento; distribuire il materiale.


Ricorda di organizzare anche i pasti e i dovuti coffee break, considerando eventuali intolleranze degli ospiti, e i momenti di intrattenimento (in caso di eventi su più giorni).


7. Considera gli aspetti tecnici

Procurati tutte le attrezzature tecniche di cui hai bisogno: vuoi registrare gli oratori? Vuoi trasmettere in streaming la conferenza?

Se il convegno prevede l’ausilio degli interpreti, scegli la modalità più adatta: ecco una breve guida per gli eventi con ≤ 15 partecipanti.

8. Invita i partecipanti

Prepara un invito formale per gli oratori, chiedendo conferma della loro disponibilità e avendo cura di specificare eventuali omaggi o convenzioni previste.

Invia l’invito anche al pubblico target: ricorda di specificare l’eventuale quota di partecipazione e le condizioni per godere delle agevolazioni (se previste) ad esempio per i membri di albi o associazioni di categoria.

Indica chiaramente anche le possibili modalità di pagamento, avendo cura di offrire un metodo semplice e possibilmente disponibile su smartphone.


9. Promuovi l’evento

Una volta imbastita la struttura e i dettagli del congresso, è fondamentale promuoverlo e pubblicizzarlo al pubblico.

Crea un sito internet ad hoc e promuovilo sui forum di settore, sui social network, sulle pagine Facebook e LinkedIn dei gruppi di settore, ecc.

In questa fase può essere d’aiuto rivolgersi a un’agenzia di pubbliche relazioni, che gestisca anche la creazione del materiale marketing (locandine, comunicati stampa, ecc.)


10. Altri consigli utili

Verifica se è necessario stipulare un’assicurazione specifica o predisporre un pronto intervento sanitario.

Assicurati di mettere a disposizione di tutti i partecipanti gli eventuali permessi di circolazione per raggiungere la sede e di informare le forze dell’ordine.



A questo punto sarà giunto il grande giorno: ricorda di raccogliere il feedback dei partecipanti in modo da migliorare in vista del prossimo convegno!

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di Tassinari Valentina

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